Omnifocus, el mejor gestor de tareas del mercado

Omnifocus es un conjunto de aplicaciones para gestionar tus tareas o To Dos. Estructurada para implementar el popular método de gestión del tiempo de David Allen “Getting Things Done” (o GTD), el que llevo usando hace poco más de dos años.

Hasta ahora he utilizado para gestionar mis tareas la aplicacion Things, en las tres opciones disponibles: Mac, iPhone y iPad. Al principio me pareció una excelente opción por su simplicidad, pero a medida que iba usandola me daba cuenta que era tan simple que no me daba toda la flexibilidad que necesitaba para gestionar mis tareas y proyectos.

Hace tiempo que sabía de la aplicación Omnifocus, pero justamenteme pasé a Things porque estaba cansado de usar otras aplicaciones con muchas funciones que al final eran inutiles y al final requerían más tiempo para hacer algo tan sencillo como anotar algo que se me venía a la cabeza, para procesarlo luego.

Lo que me animó a darle una oportunidad fue el empezar a leer en muchos blogs cosas positivas sobre la aplicación, y vi un podcast que daba una visión general de todo lo que ofrecía (aquí tienes el link para que también los puedas ver). Esto último me permitió ver todas las posibilidades que ofrecía la aplicación.

A continuación te detallo las principales características que más útiles encuentro.

Sincronización en la nube. Hasta ahora tenia que hacerlo a traves del wifi y el gran problema era que tenía que hacerlo de forma manual. Omnifocus sincroniza de forma automática entre todos tus dispositivos, a traves del servicio en la nube que hayas configurado. Esto además te da la ventaja de que no necesitas tener un ordenador Mac para sincronizar tus tareas entre tu iPad y tu iPhone.

Proyectos Jerarquizados. Esto es algo básico para mi, ya que muchas veces necesito agrupar de alguna forma las tareas de cada proyecto, cosa que Things no me permitía y era algo frustrante.

Personalización de vistas. Cada persona trabaja de forma distinta, lo que cada uno necesitará ver sus tareas de forma distinta. Gracias a la función Perspectiva podemo usar las que vienen predefinidas o crear nuevas (solamente en la aplicación para Mc). Luego estas perspectivas se pueden activar en el iPad o iPhone, para poder ver nuestras tareas como más nos guste.

Revisiones. Una de las características importantes del método GTD es la revisión periódica de nuestras tareas, y en esta aplicación podemos programar las revisiones periódicas para cada proyecto, de forma que no hemos de estar preocupados por que no se nos olvide.

Adjuntar archivos. Muchas veces necesitamos adjuntar el link de una web que hemos de revisar, o un documento sobre el que hemos de trabajar; pues esto lo podemos hacer de forma muy fácil ya sea desde nuestro Mac o de cualquier dispositivo con iOS.

En general es una aplicación muy potente y la podemos personalizar para que se adapte perfectmente a nuestra forma de trabajar, haciéndola lo más simple o lo más completa que queramos.

Mi “Switch” de Windows a Mac…un año y medio después

Durante muchos años fui usuario de Windows, y llegué a ser un usuario muy avanzado: sabía cómo configurar hasta los más mínimos detalles, cómo resolver problemas complejos que siempre generaban muchos dolores de cabeza a otros usuarios. Además lo defendía a ultranza contra otros sistemas como Lynux y Mac OS, alegando un sinfín de motivos por los que era mejor trabajar con windows.

Allá por el año 2002 fue la primera vez que me puse a curiosear un ordenador Apple (era un iMac G4)y la verdad es que quedé “flechado” por el rico entorno gráfico que ofrecía Mac OS. Aún así consideraba que era un sistema muy cerrado, que estaba orientado a personas del mundo creativo y que me daría muchos problemas de compatibilidad. A todos estos razonamientos, había que añadir que el costo de un ordenador Apple era bastante más alto por aquel entonces que el de un ordenador con Windows, con lo que ya quedaba totalmente descartada la opción de cambiarme.

A lo largo de los años Apple fue lanzando nuevos ordenadores, cambiando su política de precios y también mejorando la compatibilidad. La campaña de “Hello I’m a Mac” me caló muy hondo, ya que el trabajar con Windows siempre implicaba que cada x tiempo tenía que formatear mi ordenador y volver a instalar TODO el software de nuevo, lo que significaba invertir muchas horas solamente en esto, que realmente era tiempo que no me servía para nada.

La idea de tener un ordenador que “simplemente funcionaba” me llamaba mucho la atención, además de el diseño tan atractivo de todos los productos de esta marca era algo sumamente tentador, ya que tengo una gran debilidad por los aparatos electrónicos y sobre todo si tienen un elemento diferenciador importante. Siempre me ha gustado estar a la vanguardia de la tecnología y esta marca ha sabido vender muy bien sus productos como algo de ultima generación.

Todo esto me llevó a tomar la decisión en 2007 de comprar un Macbook de 13”, de color negro. El ordenador era precioso y sumamente portátil, tenía el sistema operativo OS X Tiger. Les he de decir que este primer encuentro con un ordenador Apple fue sumamente frustrante. Era la primera vez que usaba a fondo el sistema Mac OS X, y a pesar de que todos los que lo conocían me hablaban de que era una maravilla yo estaba realmente desilusionado. Se me hacía todo tan complicado, no entendía el teclado, no lograba crear accesos directos en el escritorio, lo que antes podía hacer en unos pocos segundos ahora me tomaba minutos. Lo peor fue cuando intenté conectarme al servidor de mi empresa a través de el programa de Escritorio Remoto de Microsoft, el password que tenía asignado tenía unos caracteres especiales que nunca logré introducir y por ende nunca pude acceder al servidor. Esto fue lo que me hizo tomar la decisión de devolver el portátil a la tienda, ya que en ese entonces trabajaba mucho desde casa.

Devolví el Macbook, y llegué a la conclusión de que no era un ordenador diseñado para el mundo empresarial, que no estaba orientado a la alta productividad (por no haber encontrado muchos atajos de teclado y otros similares), y que en resúmen no era para lo que yo lo quería. Me dio mucho pesar porque siempre había tenido la ilusión de trabajar con un ordenador Apple y tenía amigos que habían hecho el cambio y se me hacía muy extraño que para ellos no hubo vuelta atras.

Me compré un Sony VAIO, ya que igualmente necesitaba cambiar mi viejo portátil que ya se había quedado obsoleto. Volví a la seguridad de un entorno conocido, aun tratándose del tan criticado Windows Vista. He de decir que de todos los portátiles con Windows que había tenido este era el más fiable y veloz. Aun así me daba los mismos problemas del Windows de siempre, había que instalar muchos drivers para que funcionara al 100%, con el tiempo se ralentizaba, y al final había que formatear el ordenador cada x tiempo, aunque en este caso no era con tanta frecuencia.

Siempre seguía con la inquietud de tener un Mac, y empecé a curiosear el sistema operativo usando ordenadores de otros amigos y me fui familiarizando cada vez más, hasta el punto que podía trabajar relativamente sin problemas en este entorno. Mac ya había lanzado una nueva versión de su sistema operativo el Mac OS X Leopard, que ofrecía nuevas características que me resultaban muy interesantes. Para no hacer más larga la historia, en 2009 me decidí a volver a intentarlo y me compré un Macbook Pro de 15, animado también por el anuncio de una nueva actualización del sistema operativo al Mac OS X Snow Leopard. Además la versión del portátil acababa de ser renovada y mejorada, ahora tenía un procesador más rápido, una batería que duraba 4 horas, una nueva carcasa Unibody y otras características que lo hacían una muy buena opción.

Ahora sí puedo decir que no hay vuelta atrás. Llevo poco más de un año y medio con mi Macbook Pro y estoy realmente satisfecho. Y a continuación les explico porqué.

HARDWARE. Primero, los ordenadores Apple simplemente tienen el mejor diseño del mercado, tanto a nivel estético como funcional, no hay un botón de más, y tampoco falta ninguna función o prestación en el hardware. Segundo la calidad de los componentes y materiales es excepcional: baterías de muy larga duración, cable de alimentación con sistema magsafe para evitar que nos carguemos el ordenador si tropezamos con el cable, sensor de luz, cámara iSight de alta resolución y un largo etcétera.

SOFTWARE. El sistema Mac OS X es según muchos periodistas informáticos, entre ellos Walt Mossbert, el más avanzado del mercado, aunque con el lanzamiento de Windows 7 la distancia entre las dos plataformas se ha acortado. Aún así, Apple siempre ha gozado de mejor reputación que Microsoft en desarrollo de sistemas operativos, una prueba de ello es que la ultima entrega de Mac OS X Snow Leopard mejora en un 50% la velocidad del equipo y ocupa 7 GB menos que la versión anterior (para ver todas las mejoras hacer clic aquí); cuando todos sabemos que en el caso de Windows con cada nueva versión que han ido sacando al mercado era necesario comprar un ordenador nuevo o bien hacerle una actualización al hardware de nuestro actual equipo.

Además el sistema operativo ofrece muchas más posibilidades que hace que el Windows parezca un sistema arcaico y limitado. Yo destacaría principalmente las siguientes funciones:
– Time Machine. Un programa para hacer copias de seguridad del ordenador entero, que hace sumamente fácil recuperar un archivo e incluso restaurar todo el sistema en caso que sea necesario, y todo esto de forma sumamente sencilla.
– iLife. Esta suite de gestión de contenidos multimedia sea quizá de las características que hacen de un Mac algo único. Se trata de un conjunto de 4 programas que permiten trabajar con fotografías, video y música, y además crear y gestionar páginas web. Todo esto con unos acabados profesionales, con la sencillez de uso que siempre ha caracterizado a Apple.
– Spotlight. Esta es una herramienta sumamente útil y a diferencia de la burda copia que hizo microsoft a partir de Windows Vista, permite encontrar archivos y programas dentro de nuestro ordenador con una velocidad impresionante, además de ofrecernos diferentes parámetros para ajustar al máximo posible nuestra busqueda.
– Preview. Este sencillo programa es una herramienta sumamente potente para gestionar archivos PDF, a tal punto que en muchísimos casos no necesitaremos ni el Acrobat Profesional ni el Reader.
– Spaces. Esta herramienta permite la creación de pantallas de trabajo para uso específico, que se puede personalizar a nuestro gusto de forma que automáticamente cada vez que abramos una aplicación ésta aparezca en uno de los espacios deseados. Es especialmente util para poder mantener nuestro escritorio ordenado y evitar la sensación de caos que se puede generar al trabajar con varias aplicaciones abiertas a la vez.
– Exposé. Esta función nos permite visualizar todos los programas abiertos en cada espacio de trabajo. Presenta una miniatura de cada una, de forma que podemos identificar fácilmente cuál de las aplicaciones queremos activar.
– Instalación y eliminación de aplicaciones. En la mayoría de los casos, es un proceso de arrastrar el icono de una aplicación a la carpeta de programas para la instalación y el eliminarla para su desinstalación.

Estas son algunas de las funciones que diferencian el sistema Mac OS del Windows Vista y sus predecesores. Hay muchas otras que lo hacen un entorno sumamente práctico y agradable. Hay que destacara también su rapidez de arranque y apagado, así como la seguridad que ofrece. No he necesitado instalarle antivirus a mi ordenador, además de que existen opciones de encriptado en caso que se desee usar seguridad adicional para el acceso a los archivos y sistema..

COMPATIBILIDAD.
Sé que este es uno de los principales motivos que generan dudas, para mi lo era. He de decir que durante este tiempo no he tenido casi ningún problema de compatibilidad, a excepción de alguna página de internet que estaba diseñada para Internet Explorer, pero estamos hablando de dos webs en un año y medio de navegación por lo que es practicamente cero. Además estas páginas no se podrían visualizar bien en un ordenador con Windows usando un navegador que no sea el de Microsoft por lo que no es realmente un problema del sistema operativo sino de compatibilidad de la página visitada.
Hay muchos programas que están en todas las plataformas, ahora incluso hay una versión para Mac OS del Autocad. Hay páginas en internet que también ofrecen listados de programas equivalentes a versiones que solamente se encuentran en Windows.

RESÚMEN.
Mi experiencia general con un ordenador de Apple y con el sistema operativo Max OS X Snow Leopard ha sido sumamente positiva. Es muy fiable, fácil de usar, ofrece muchas posibilidades de personalización y su diseño y software lo hacen la mejor elección. No se trata de un sistema exclusivamente para personas dedicadas a tareas creativas, es una excelente herramienta de negocios gracias a su fiabilidad y la calidad de sus componentes. Como todo nuevo sistema requerirá un tiempo de aprendizaje para las personas que lo usen por primera vez, yo les recomiendo empezar a curiosear con el ordenador de conocidos para que vean un poco la operativa, lo que sí les aseguro es que el tiempo de adaptación es menor que si tuvieran que aprender el Windows desde cero.

Mis impresiones del iPad, tres meses después.

Tuve la gran suerte de poder adquirir el iPad el primer día de su lanzamiento en España. Desde el primer día, he hecho un uso intenso probando todo tipo de aplicaciones y usos. Quería compartir mi opinión de este aparato que ha dado tanto de qué hablar y ha creado una abierto un nuevo mercado tanto en software como en hardware. No se trata, como algunos dicen, de un iPhone grande; la pantalla más grande lo hace un aparato con muchas más posibilidades y con usos diferentes al del teléfono de Apple.

Han salido un sinfín de accesorios para todo tipo de usuarios, desde fundas artesanales (Fundas Dodo), centros multimedia (base Philips Fidelio), hasta teclados con base de conexión (Dock de Apple)

Lo que me gusta:
– Lectura de eBooks. Esta es una de las cosas que más uso y más me gustan, podemos tener una librería gigante en un solo aparato.
– Visualización de videos. Ya sea a través de streaming o teniendo el video o película en el aparato, es un gustazo el poder ver este tipo de contenidos en el iPad.
– Duración de la batería. Hay mucha gente que dice que es poco comparado con el Kindle de Amazon, pero en realidad son dos aparatos distintos y el iPad nos permite hacer muchas mas cosas, y la duración de doce horas continuas es más que suficiente.
– Navegación por internet
– Lector de feeds RSS. Hay muy buenas aplicaciones que le sacan muy buen partido a la pantalla de 9.7 pulgadas.
– Juegos. Hay juegos realmente increíbles para el iPad. Aunque no me queda casi tiempo de disfrutar de estos, hay una amplísima variedad. Los que más me gustan son los de conducción de coches y los de disparar.
– El bloqueador de orientación. Es un botón que no lo tenemos en el iPhone, pero que resulta útil en el iPad ya que muchas veces nos es más cómodo leer en horizontal y el acelerómetro podría hacer el uso más incómodo al estar cambiando cada dos por tres la orientación del aparato.
– Facilidad de uso. Como todos lo que hace Apple, la interface es muy intuitiva y no se necesita leer ningún manual para aprender a usarlo, especialmente si ya estamos familiarizados con el iPhone.

Lo que no me gusta:
– No dispone de botón de silencio.
– A fecha de hoy el sistema operativo no permite hacer multitasking, aunque ya han anunciado la actualización que llegará este otoño que sí lo permitirá.
– iPod. La aplicación de música no me acaba de convencer, creo que aún le podrían sacar más jugo a la pantalla grande.
– Velocidad de carga de videos en HD. Me gusta mucho ver los videos de la web TED, y es muy complicado hacerlo en el iPad sobre todo en HD.

MIS ACCESORIOS

Camera Conection Kit. Este es un accesorio que me ha sido sumamente útil cuando he estado de viaje. Soy un aficionado a la fotografía y cuando estoy de viaje tomo muchísimas fotos al día, y el hecho de poder descargarlas en el iPad e incluso hacer algún pequeño retoque en Photoshop Express hace que viajar con este aparato sea sumamente práctico. Antes había de cargar con mi ordenador portátil, lo que implica viajar con más peso, por no hablar de la preocupación de que me lo roben con la consecuente perdida económica y de información valiosa.

Funda de Apple. Para mi esta es la mejor funda que hay en el mercado. Es muy versátil ya que me permite usar el iPad en 3 posiciones. La posición vertical me permite ver videos cómodamente, algo que es especialmente práctico en vuelos de larga duración; la posición horizontal ligeramente inclinada es sumamente útil para escribir, ya que el teclado virtual es lo suficientemente ergonómico como para poder escribir textos relativamente extensos. Por último

CONCLUSIÓN. El iPad es un aparato que ha revolucionado la informática, y ha abierto un sinfín de posibilidades en cuanto al consumo de contenidos multimedia se refiere. Para mi se ha vuelto un compañero imprescindible especialmente para viajes de trabajo. Aún están por venir muchas novedades en próximas versiones tanto del hardware como del software, de hecho la versión 4.2 del iOS que anunció Steve Jovs el 1 de septiembre nos traerá funciones interesantes y practicas. Recomiendo este aparato para uso personal y profesional, el amplio catálogo de aplicaciones nos permite realizar una gran variedad de tareas que nos facilitarán nuestras vidas muchísimo.